コラム

会議の「場」をマネジメントする!

～思考と行動をアップグレードする～

 

会議の「場」をマネジメントする！

 

「形」よりも「内容」を重視する行動を習慣化させる

一般的な日本人は会議の場に参加者が「開始」から「終了」まで“居る”という「形」を重視しがちです。そのため、遅れてくる人、途中退席する人には「形」を壊す人、自分勝手な人という印象を持つことになります。しかし、多くの外国人は、このような「形」よりも会議の場での「内容」をより重視します。具体的には、会議の主催者が、会議の目的やその場のゴールを達成することができ、一方で、参加者は「貢献できた」「スッキリした」「勉強になった」といったように会議の時間を自分にとって価値ある時間として感じることができることが大切なのです。外国人をマネージし彼らにリスペクトされ成果を一緒に達成していくためには、「形」にこだわり過ぎず、「内容」を重視する行動にシフトし、会議の質を高めることが重要です。今月は主催者がアップグレードしなければいけない５つの行動についてお話します。

１．会議の「種類」を決める

会議の種類には大きく分けて３つあります。会議を開催する際には、どの種類の会議なのかをはっきりさせることが大切です。

①    共有＝業績の現状や結果、プロジェクトの進捗状況、連絡事項、決定事項などが対象です。

②    議論＝特定の問題や課題、会社や事業部門の方向性、方針、戦略、戦術、活動などが対象です。

③    ブレインストーミング（結論を出すことを目的とせず、アイデアや考えを自由に出し合う）＝特定のテーマや課題が対象です。

２．「必要な人」を選ぶ

会議の種類それぞれにおいて、都度、「必要な人」に参加を求めることが参加意識を高めることになります。終身雇用のもとで「会社のため」という大義名分が組織の中で浸透している日本企業では、できるだけ多くの人に声をかけておこう、平等に機会を与えておこう、という考え方で参加を求めることがよく見受けられます。しかし、この考え方は海外ではなかなか理解されにくいのです。海外の現地社員は日本と異なる（家庭および学校での）教育、雇用慣行、社会システムの中で、「自分のため」「自分の仕事のため」という意識をベースとした思考・行動を身につけています。従って、会議の主催者は、都度、会議の種類と目的に相応しい「必要な人」を選んで参加を依頼し、会議の場では参加者に対して参加意識と貢献を最大化することを求めることが大切になるのです。

３．会議の開催について「動的に」発信する

主催者は参加予定者に対して、参加意識を高めるよう働きかける必要があります。できればアシスタントに任せるのではなく、自らメールなどで発信する方が「顔」が見えるコミュニケーションになるので効果的です。その際には、会議の種類や目的、アジェンダ（＝議題）や議論のテーマ、スケジュールはもちろんのこと、関係者が集まって直接的に共有、確認、議論することの意味や副次的に期待している効果などについても、自分の言葉でわかりやすく表現することが大切です。また、会議でより多くの貢献を求めるために、宿題を与えて事前に準備させ、会議の前に主催者に提出させるというような工夫も効果的でしょう。主催者は、会議の質を高め、参加者の時間を大切にするためにも、「静的」な事務連絡だけではなく、「動的」な発信と働きかけで参加者の参加意識を高めることが大切なのです。

 

４．冒頭で会議の「ゴール」を説明し、最後に「ゴール」の達成度合いを確認する

主催者は会議を始めるときにまず、参加者に対してその会議のゴールを説明する行動を習慣化させることが大切です。「この会議が終わるときには、○○と○○が決まっていること」「○○の問題解決の結論が出ていること」「参加者全員が議題についてお互いにフランクに質問し、明確に確認し合えてスッキリしている状態ができていること」などです。このようなゴールについては、白板に書くか、摸造紙に書いて壁に貼るか、パワーポイントでスライドを用意して投影しておくことがお勧めです。会話が少し横道にそれ、コミュニケーションが混乱したときに、参加者全員が最初に説明を受けたゴールを「目」で容易に再確認することができるようにしておくことがポイントなのです。ゴールが書かれた紙を配布することも悪くはありませんが、視覚的効果や意識の焦点化効果は薄れてしまいます。さらに、会議の終了時には、主催者は最初に提示し説明したゴールが達成できたかどうかを参加者ひとりひとりに確認することが大切です。参加者にひと言ずつ話してもらうとなおベターでしょう。必ずしも毎回ゴールが完璧に達成できるとは限りませんが、主催者は一喜一憂する必要はありません。主催者が毎回、会議の始まりと終わりにこのような行動をとることで、主催者も参加者も程よい緊張感と時間の大切さを再認識することができ、その結果、会議の内容が徐々に充実していくことになるのです。

 

５．会議終了時に次回に繋げる「まとめ」をする

会議の終了時にはもうひとつ大切な行動があります。それは、次回に繋げる「まとめ」を行なうことです。情報の共有を目的とした会議であっても、その中で問題や課題が確認されることがあります。その場で議論することも可能ですが、時間切れになった場合は、主催者はその問題や課題を放置してはいけません。次回の会議のアジェンダにするのか、特定の参加者だけに関わることなので個別の会議にするのか、などを判断しなければいけません。議論を目的とした会議であれば、未決定事項についての議論を次回にきちんと持ち越すことができるように、決まったこと、決まらなかったことをその場で明確に整理することが必要です。至急事項であれば、次回を待たず臨時会議を開催する判断をしなければいけません。このような「まとめ」をする行動は会議に「締まり」を持たせ、会議の「内容」に「継続性」を持たせる上でとても大切なのです。この「まとめ」の中で、次回のアジェンダやスケジュールを明確にし、必要に応じて次回までに参加者が準備する内容を明確にすれば、参加者の「頭と心」にも「連続性」を持たせることができるようになるのです。

 

会議の場をマネジメントするということは、会議の開始から終了までの時間だけをマネージするのではなく、会議の「前」と「後」の時間も含めてマネージすることなのです。このような５つの行動を自分の中に取り入れると、「形」だけでなく「内容」も重視する行動が習慣化し、結果的に、会議の質が高まっていくのです。

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